Vendre en dollars, transmettre la facture en francs

Beaucoup de ventes se discutent en dollars et se payent en francs, ou l’inverse : le prix est affiché en dollars, le client tend des francs. La facture normalisée ne peut pas garder cette ambiguïté jusqu’au total transmis. Le montant qui part vers e-MCF est en francs congolais. Le dollar, lorsqu’il apparaît, est un affichage, avec le cours qui permet de le lire.

D’où vient le cours

Le cours n’est pas un nombre tapé au feeling en bas de la facture. Il vient d’e-MCF, le cours du dollar que le dispositif publie. La plateforme le demande au moment où la vente en a besoin. S’il ne répond pas, une vente dont le paiement en espèces est saisi en dollars ne peut pas se boucler : le montant reçu ne se convertit pas. On attend le cours, ou l’on saisit le paiement dans la monnaie qui ne dépend pas de lui.

Ce cours sert à deux choses. Afficher un montant indicatif en dollars à côté du total en francs. Calculer le montant reçu quand le client paye en dollars. Il ne remplace pas le total fiscal. Deux personnes qui retiennent un cours de marché différent de celui d’e-MCF doivent quand même lire, sur la facture, le cours qui a été utilisé. C’est celui-là qui explique l’écart entre le prix annoncé à l’oral et le total en francs.

Ce que le client voit

Le PDF peut montrer le montant en dollars et le cours, à titre indicatif, à côté du total en francs, de la TVA et du total en lettres. Le total en lettres suit les francs. Un client qui compare seulement le nombre de dollars affiché au prix négocié la veille doit aussi regarder le cours imprimé. Sans ce cours, le dollar de la facture ne veut rien dire.

Le mode de paiement reste explicite : espèces, carte, mobile money, virement, chèque, crédit ou autre. Payer en dollars n’est pas un mode de plus. C’est la monnaie du montant reçu, converti avec le cours. Le crédit, lui, exige un client nommé et une échéance, quelle que soit la monnaie dont on a parlé.

Où les caisses se trompent

• Écrire le prix unitaire en dollars dans un article prévu en francs, sans conversion. La ligne part alors pour un montant qui n’est pas celui de la négociation.
• Encaisser en dollars pendant que le cours e-MCF est indisponible, puis « mettre un cours maison » sur le PDF. La facture transmise ne connaît pas ce cours maison.
• Présenter le montant en dollars comme le total fiscal. Le total transmis, celui qui porte la TVA, est en francs.
• Corriger un écart de cours en réécrivant une facture déjà normalisée. L’écart se traite par un avoir si la vente elle-même doit être reprise, pas par un second PDF bricolé.

Un contrôle simple avant de normaliser

Trois lignes suffisent. Le total TTC en francs est celui que l’on assume. Le cours affiché est celui d’e-MCF, pas une moyenne de la semaine. Le montant reçu, s’il est en dollars, couvre ce total une fois converti. Si le cours manque, Normaliser n’a pas à être forcé : la vente peut rester en proforma, sans valeur fiscale, le temps que le cours revienne.

Le même principe vaut pour une vente déléguée. Si vous écrivez un prix en dollars dans la description, précisez que le prix convenu est en dollars, et laissez l’équipe s’appuyer sur le cours disponible au moment de préparer la facture. Un prix déjà converti en francs dans votre message évite l’ambiguïté. Dans les deux cas, le PDF définitif se lit d’abord en francs, avec le code DEF lorsqu’il est arrivé.

Un exemple, sans figer le cours

Le cours change. L’exemple ne retient donc pas un chiffre du jour. Appelez N le nombre de francs que l’e-MCF donne pour un dollar au moment de la facture. Un prix convenu de 10 dollars s’affiche à côté de 10 × N francs. Le total transmis, celui qui porte la TVA selon le groupe de l’article, est ce montant en francs, pas « 10 ». Si le client remet un billet de 10 dollars, le montant reçu couvre la facture pour ce cours-là. S’il remet des francs, on saisit les francs, et le dollar reste indicatif.

Le lendemain, N peut être différent. Deux factures du même prix en dollars n’ont pas forcément le même total en francs. Ce n’est pas une erreur de saisie. C’est le cours du moment de chacune. Les comparer « à dollars constants » se fait à part, dans le suivi commercial. La pièce fiscale, elle, garde le cours imprimé ce jour-là.

Quand le cours ne répond pas, la proforma peut attendre. Elle n’a pas de valeur fiscale et n’a pas de code DEF. On ne la donne pas au client comme facture définitive en attendant « de remplir le cours plus tard ». Le cours se lit au moment de la normalisation, pas dans une case libre après coup.