Plusieurs points de vente : un jeton par caisse, un seul compte

Une entreprise qui vend à deux endroits n’a pas besoin de deux sociétés pour facturer. Elle a besoin de deux points de vente. Le compte reste celui de l’entreprise : un NIF, un catalogue, des clients. La caisse, elle, change. Chaque point a son jeton e-MCF, ses opérateurs et son historique. Confondre les deux niveaux est la cause la plus simple d’une facture partie avec le mauvais identifiant.

Pourquoi la DGI parle au point

Le jeton est remis au point de vente. Le NIM identifie ce point. Une facture émise depuis le mauvais point part avec le mauvais jeton, même si la raison sociale est la bonne. Le client voit peut-être le même nom. Le dispositif, lui, voit une autre caisse. Les compteurs, le code DEF et le suivi d’inactivité sont ceux de ce point.

Créer le point vient avant d’y coller le jeton. Le jeton s’enregistre sur la fiche du point, pas dans un champ général de l’entreprise. Quand il approche de l’expiration, l’alerte arrive plusieurs jours avant : à la date indiquée, la DGI refuse les envois faits avec ce jeton. On retire l’ancien, on colle celui que la DGI a remis. Les factures déjà confirmées restent valables. Les nouvelles, sans jeton valide, restent sans code DEF.

Ce qui est commun, ce qui ne l’est pas

• Commun à l’entreprise : la raison sociale, le NIF, le catalogue d’articles, les clients, l’abonnement et son plafond.
• Propre au point : le jeton, le NIM, les opérateurs autorisés à y facturer, l’historique de ses factures, la file e-MCF.
• Choisi au moment de la vente : le point actif. Le changer change la caisse. Les articles et les clients restent disponibles.

Le stock saisi sur un article de type bien est une quantité de la fiche article. Il n’y a pas plusieurs entrepôts, et une vente ne décrémente pas ce nombre toute seule. Le point de vente ne découpe donc pas le stock. Il découpe la facturation et le jeton. Un dépôt et une boutique peuvent partager le catalogue et facturer chacun avec son jeton.

Les opérateurs ne sont pas toute l’entreprise

L’opérateur imprimé sur la facture est celui qui est choisi à l’étape Informations. Ce peut être une personne du point, distincte du compte qui est connecté. Limiter les opérateurs à ceux qui travaillent sur ce point évite qu’une caisse signe au nom de quelqu’un qui n’y est pas. Le droit de créer une facture, de la normaliser ou d’établir un avoir suit, de son côté, les cases du compte.

Dix demandes, sept jours, par point

Le plafond de dix demandes ouvertes se compte par point, pas pour toute l’entreprise d’un bloc. Une caisse très active peut atteindre la limite pendant qu’une autre est au calme. L’alerte de sept jours sans contact e-MCF vise aussi le point. Elle ne ferme pas la caisse et ne supprime pas les factures. Elle dit que ce point n’a plus échangé avec le serveur. Émettre une facture qui se normalise, ou ouvrir le jeton et relancer le contact, fait repartir le délai.

Déléguer ne mélange pas les jetons

Quand la facturation est déléguée, l’équipe prépare les factures de tous les points. Chaque point garde le jeton que la DGI lui a remis. L’envoi d’une vente doit donc nommer le point. Une demande sans point, ou avec le point du dépôt pour une vente de la boutique, fait préparer la pièce au mauvais endroit. Le forfait, lui, est celui de l’entreprise : le plafond de factures est commun, le jeton ne l’est pas.

Le découpage tient en une phrase à retenir au moment d’embaucher ou d’ouvrir une caisse. Un compte, une entreprise. Autant de points que de caisses déclarées. Un jeton par point. On choisit le point avant de normaliser, pas après avoir lu le code DEF.

Ouvrir une caisse sans se presser le premier matin

Le jour où une boutique supplémentaire ouvre, l’ordre compte. D’abord le point, avec son nom tel qu’il doit apparaître sur la facture. Ensuite le jeton, collé sur cette fiche une fois que la DGI l’a remis. Ensuite les opérateurs qui y travaillent. Ensuite seulement la première vente. Normaliser avant le jeton laisse une facture qui ne peut pas être confirmée, et une équipe qui croit que « le système ne marche pas ».

Le catalogue et les clients n’ont pas à être recréés. Ils appartiennent à l’entreprise. Ce qui se vérifie, c’est le point actif affiché en haut de l’écran avant d’appuyer sur Normaliser. Sur le téléphone, le nom du point est sous la main, avec la liste pour en changer. Sur l’ordinateur, il est dans le bandeau. Un caissier qui alterne entre deux lieux dans la même journée change le point au moment de changer de lieu, pas le lendemain en relisant les codes DEF.

L’historique se filtre par point. Une recherche globale de l’entreprise ne mélange pas les jetons, elle permet de retrouver une pièce. Pour le rapprochement de caisse, on reste sur le point du jour. Le rapport de ce point ne doit pas absorber les ventes de l’autre. C’est le sens du découpage : une entreprise, plusieurs caisses, chacune lisible seule.