Ce qu’une facture doit montrer, du NIF au total en lettres

Une facture se juge d’abord à ce qu’elle permet de vérifier. Qui a vendu, à qui, quoi, à quel groupe de taxation, pour quel total, payé comment, et — si la DGI a confirmé — sous quel code. Le modèle, la couleur et le logo rendent la pièce lisible. Ils ne remplacent aucune de ces mentions.

L’entreprise qui facture

Le PDF reprend la raison sociale, le NIF, l’adresse et le contact de l’entreprise. Le NIF de la fiche est celui du contribuable. Il ne faut pas le confondre avec le NIM du point de vente, qui identifie la caisse dans le bloc de sécurité. Deux points d’une même société partagent le NIF de l’entreprise et portent chacun leur NIM.

Le RCCM, le type d’entreprise, le téléphone et l’e-mail viennent de la même fiche. Une raison sociale abrégée sur la facture et une autre au registre créent un écart inutile le jour où la pièce est rapprochée. Le fondateur peut corriger le NIF, sur neuf caractères. Un autre compte ne le peut pas : le numéro fiscal n’est pas un champ que chaque caissier ajuste.

Le client

Quand un client est choisi, la facture reprend son nom, puis le NIF, le RCCM, la référence, l’adresse, le téléphone et l’e-mail lorsqu’ils sont enregistrés. Sans client choisi, la pièce indique un client comptant. C’est suffisant pour une vente au comptoir. Ce n’est pas suffisant pour un crédit : le crédit exige un client nommé et une échéance.

Le type de client compte. Une personne morale, une personne physique, ou un client AO n’ouvrent pas les mêmes remarques. Pour un AO, la référence d’exonération occupe la remarque A. La laisser vide, puis s’étonner que le groupe D ne se comprenne pas, est une mention manquante, pas un problème d’impression.

Les lignes et les totaux

Chaque article affiche sa désignation, son groupe, sa quantité, son prix, son montant, et la réduction s’il y en a une. Le type — bien, service ou taxe — se voit dans le catalogue. Sur le PDF, ce qui se vérifie est le groupe et le montant.

• Le total par groupe de taxation, le taux et la TVA.
• Le total hors taxe, la TVA, le total toutes taxes comprises.
• Ce total en lettres, pour qu’un chiffre mal lu ne change pas la somme.
• Le mode de paiement. En dollar, le montant indicatif et le cours, à côté du total en francs qui est celui transmis.

Une remise se voit sur la ligne, pas seulement dans une phrase en bas de page. Un prix à zéro ne devrait pas atteindre ce PDF : il est refusé avant l’envoi. Si un total paraît incohérent, on revient aux groupes, pas à la calculatrice du téléphone seule.

Le type de pièce

Le titre dit ce que l’on a entre les mains. Facture de vente pour une FV. Facture d’acompte pour une FT. Exportation pour une EV ou une ET. Facture d’avoir, avec sa nature, pour une FA ou une EA. Duplicata sur une copie d’une facture déjà normalisée : le duplicata ne crée pas une nouvelle pièce, il reprend la même avec cette mention. Proforma sur un brouillon : la mention précise que le document n’a pas de valeur fiscale.

Ce qui n’apparaît qu’après la confirmation

La date, l’opérateur et le lieu de vente sont là dès la préparation. Le code DEF/DGI, le QR, l’ISF et les compteurs n’existent que sur la facture normalisée. Les chercher sur une proforma est normal de ne rien trouver : l’aperçu le dit, le cadre de sécurité reste vide tant que la DGI n’a pas répondu.

Avant d’envoyer la pièce au client, le contrôle tient sur une page. L’identité de l’entreprise est complète. Le client est le bon, ou bien il est comptant à dessein. Chaque ligne a son groupe. Le total en lettres suit le total en chiffres. Le paiement est celui convenu. S’il s’agit de la pièce définitive, le code DEF est lisible. S’il n’y est pas, on envoie une proforma en la nommant ainsi, ou l’on attend la réponse. Le classement commence par cette honnêteté de lecture.

Le message qui accompagne le PDF

WhatsApp, un e-mail ou un partage depuis l’historique transportent un texte court : le numéro, le client, le montant, le code DEF s’il existe, et le lien vers la facture dans l’espace. Ce texte n’est pas la facture. Le lien s’ouvre pour une personne connectée à l’espace de l’entreprise. Le client qui n’a pas de compte ne « télécharge » pas la pièce par ce seul lien. Le PDF joint, lui, est la pièce.

Envoyer au client, depuis le détail d’une facture déjà normalisée, joint ce PDF à l’adresse enregistrée sur la fiche. Une adresse incomplète laisse le bouton inactif. Mieux vaut corriger la fiche que de recopier l’adresse dans un message à part, où le PDF risque d’être oublié. Quand l’envoi automatique est actif, le même PDF part à la confirmation de la DGI, vers l’e-mail du client, ou vers celui de l’entreprise si le client n’en a pas.

Un duplicata se reconnaît à sa mention. Il sert quand le client a perdu sa copie. Il ne sert pas à facturer une seconde fois la même vente. Le nom du fichier reprend le numéro et le point de vente. Duplicata ou Proforma s’ajoutent au début du nom, pour qu’un dossier plein de PDF ne mélange pas la pièce fiscale et le brouillon.