Lire une facture normalisée : code DEF, QR et sécurité

Un logo, un tableau de prix et un total ne suffisent pas à faire une facture normalisée. En République démocratique du Congo, la facture qui a une portée fiscale, pour une entreprise qui passe par le dispositif e-MCF, est celle que la DGI a confirmée. Cette confirmation se voit. Elle a un code DEF, un QR code, et un bloc de sécurité. Sans ces éléments, le document peut être une proforma, un brouillon, ou une facture encore en attente. Il ne se présente pas comme déjà normalisé.

e-MCF, en une phrase utile

e-MCF est le mode par lequel la facture est soumise au dispositif de la DGI depuis le point de vente. Le point possède un jeton, remis par la DGI, et un identifiant de machine, le NIM. La plateforme prépare la vente, l’envoie avec ce jeton, puis attend la réponse. L’homologation du logiciel auprès de la DGI est un sujet distinct : le document lui-même indique que cette homologation est en cours. Le code DEF, quand il est imprimé, vient de la réponse e-MCF, pas d’une case cochée à la main.

Le compte e-DEF, le jeton et le point de vente se préparent avant la première vente. Un jeton expiré arrête les envois : les factures déjà confirmées restent valables, les nouvelles restent sans code DEF tant qu’un jeton valide n’est pas enregistré. Le jeton se remplace sur la fiche du point. Il ne se devine pas.

Le bloc de sécurité

Sur une facture confirmée, le bloc de sécurité reprend ce que la DGI a renvoyé et ce qui identifie le point. On y lit, selon la pièce :

• Le code DEF/DGI. C’est la référence de cette facture auprès du dispositif. Un avoir qui corrige une vente s’y rattache, sauf dans le cas particulier d’une remise RRR.
• Le QR code. Il figure sur le PDF et sur le ticket. Il n’est pas un décor : il porte la reconnaissance de la facture confirmée.
• Le NIM du point de vente. Ce n’est pas le NIF de l’entreprise. Deux caisses de la même société ont deux NIM si ce sont deux points.
• L’ISF, le compteur, et la date de confirmation. Ils situent la facture dans la suite des pièces du point.

Le PDF A4 et le ticket de caisse 80 mm portent le même bloc lorsqu’ils impriment une facture déjà normalisée. Le ticket ne crée pas une seconde facture. C’est la même pièce, dans un format prévu pour une imprimante de caisse. L’API e-MCF confirme la facture et renvoie le code et le QR. Elle ne fixe pas le format du papier.

Proforma, en attente, expirée

Trois états prêtent à confusion, parce que le papier peut déjà ressembler à une facture.

• La proforma est un brouillon enregistré avant l’envoi. Elle n’a pas de code DEF. Elle porte la mention qu’elle n’a pas de valeur fiscale. On la reprend, on la corrige, on la met à jour. Normaliser, plus tard, envoie cette même pièce.
• La facture en attente a été envoyée, et la réponse n’est pas encore là. Elle n’est pas normalisée. La présenter au client comme définitive est une erreur de lecture, pas un détail de mise en page.
• La demande expirée a dépassé le délai e-MCF de deux minutes sans confirmation. La facture n’est pas supprimée. Elle peut être renvoyée. Elle n’a toujours pas de code DEF tant que la DGI n’a pas répondu.

Ces deux minutes concernent une demande déjà partie. Elles n’effacent pas une facture restée sur le téléphone parce que le réseau a coupé. Dix demandes ouvertes au maximum peuvent coexister sur un même point. Au-delà, il faut laisser revenir les confirmations avant d’en ouvrir d’autres.

Ce que le client peut vérifier

Le client n’a pas à connaître le jeton. Il peut, en revanche, regarder si la pièce qu’on lui remet porte un code DEF et un QR, ou si elle porte la mention proforma. Une remise, un retour ou une annulation ne se règlent pas en réécrivant ce PDF. La facture confirmée reste dans l’historique. La correction est une facture d’avoir, qui cite la référence d’origine lorsque la nature de l’avoir l’exige.

Les montants se lisent par groupe de taxation : hors taxe, taux, TVA, puis total toutes taxes comprises, et ce total en lettres. Un total unique « TVA comprise » sans le détail des groupes est plus difficile à rapprocher. Le mode de paiement est indiqué. Si un montant en dollars est affiché, il est indicatif : le cours vient d’e-MCF, et le total transmis reste en francs congolais.

Ce que l’entreprise prépare en amont

La réponse e-MCF dépend de données déjà justes. Le NIF de l’entreprise, l’adresse, le point, les articles et leur groupe, le client lorsqu’il n’est pas comptant : tout cela est fixé avant le clic. Une facture refusée ou expirée n’est pas « presque normalisée ». Elle est à reprendre, avec le motif, puis à renvoyer.

Le réflexe simple, au moment de classer une pièce, est de chercher le code DEF. S’il est là, la facture a été confirmée. S’il n’y est pas, on regarde le statut : brouillon, en attente, ou expirée. Le classement comptable commence à cette distinction, pas à la qualité du logo.