Facture d’avoir : corriger une vente sans réécrire l’originale

Une vente déjà confirmée par la DGI ne s’efface pas en rouvrant le PDF. Le code DEF a été attribué. Le client a peut-être déjà la pièce. Le réflexe juste est de laisser cette facture dans l’historique et d’établir une facture d’avoir, liée à elle, avec le même soin sur la taxe que lors de la vente.

Quand un avoir est le bon outil

L’avoir sert quand la vente facturée doit être réduite, annulée, reprise après paiement, ou faire l’objet d’une remise. Il ne sert pas à remplacer une proforma : un brouillon qui n’a pas de code DEF se reprend et se met à jour, ou s’annule, sans avoir. Annuler n’est possible que tant que le code DEF n’existe pas.

L’avoir part d’une facture normalisée de type FV, FT, EV ou ET. Le type de l’avoir devient FA. Si la facture d’origine est une exportation, EV ou ET, l’avoir est un EA. Le point de vente doit avoir laissé ce type actif, sinon l’avoir est refusé. On l’établit sur le même point que la facture d’origine : c’est le jeton de ce point qui a porté la vente.

Quatre natures, pas un seul bouton « annuler »

• COR — correction. Une quantité, un prix ou une ligne doit être repris en partie.
• RAN — annulation. La vente facturée est reprise.
• RAM — reprise après paiement. Le client a payé, et l’opération est reprise.
• RRR — remise, ristourne ou rabais. La référence DEF d’origine n’est pas demandée pour cette nature.

Pour COR, RAN et RAM, on saisit le code DEF/DGI de la facture d’origine, sur 24 caractères. C’est ce lien qui permet de rapprocher l’avoir de la vente. Une référence inventée, ou celle d’un autre point, casse le rapprochement. Pour une remise RRR, cette référence n’est pas demandée : la nature elle-même dit qu’il s’agit d’une réduction, pas de la reprise d’une ligne précise au sens des trois autres.

La TVA suit la ligne, pas un taux moyen

L’avoir reprend la taxe de la ligne concernée. Si la vente était en groupe B à 16 %, la reprise de cette ligne porte le même groupe. Mélanger, sur l’avoir, un taux « arrondi » ou un groupe plus commode fausse à la fois la vente et la déclaration. Le groupe se lit sur l’article d’origine. Il ne se renégocie pas au moment de l’avoir.

Les quantités reprises ne dépassent pas ce qui reste disponible sur la facture. Une ligne dont l’article a été désactivé depuis ne se reprend pas comme une vente nouvelle : l’avoir s’appuie sur la ligne d’origine, qui a gardé son code, sa désignation, son type et son prix. Une remise de 100 % ou un montant nul se heurte à la même règle que la vente : e-MCF ne normalise pas une facture à zéro.

Le même parcours que la vente

L’avoir s’aperçoit, puis se normalise. Tant que la DGI n’a pas répondu, ce n’est pas un avoir normalisé. La proforma de l’avoir, comme toute proforma, n’a pas de valeur fiscale. Le PDF définitif porte le titre de facture d’avoir, sa nature, et le code DEF de l’avoir lui-même. Le détail rappelle le code de la facture d’origine.

Sans connexion, l’avoir se prépare sur une facture normalisée déjà gardée sur l’appareil : nature, quantités, remise, note. Il apparaît dans l’historique et dans Synchronisation, rubrique Sur cet appareil, puis part au retour du réseau. Il n’obtient pas son code DEF sur le téléphone.

Ce qu’il vaut mieux ne pas faire

• Réimprimer la facture d’origine avec un total corrigé au stylo ou dans un autre logiciel.
• Émettre une nouvelle vente « négative » de type FV à la place d’un FA.
• Changer de point de vente pour utiliser un jeton qui répond plus vite.
• Choisir le groupe de taxation au moment de l’avoir pour « arranger » la TVA du mois.

Le choix de la nature et du taux, dans un cas litigieux, se confirme avec le comptable. L’outil sait établir l’avoir, le lier au code DEF et le soumettre à e-MCF. Il ne tranche pas un différend commercial. Une fois la nature choisie et les quantités justes, le reste est le même geste que pour une vente : aperçu, puis normaliser, puis classer le PDF qui porte le code.

Comment l’expliquer au client

Le client a souvent déjà rangé la première facture. L’avoir arrive comme une seconde pièce, parfois lue à tort comme une nouvelle vente. La phrase simple est : la première facture reste valable, l’avoir en retire ou en réduit une partie, et le code DEF de l’avoir est celui qu’il faut classer à côté. On lui remet les deux PDF. On ne lui demande pas de « jeter l’ancienne ».

Sur une remise RRR, il n’y a pas de code d’origine à citer. Le client doit quand même voir la nature : remise, ristourne ou rabais, le montant, et le groupe de taxation. Une remise accordée seulement de vive voix, sans avoir, laisse la facture d’origine pour son montant plein. Le mois fiscal, lui, ne connaît pas la conversation.

Si plusieurs lignes sont concernées, on reprend celles-là, pas la facture entière par habitude. Une annulation RAN reprend l’ensemble. Une correction COR reprend la quantité ou le montant juste. Mélanger les deux « pour être tranquille » et annuler une vente dont une seule ligne était fausse oblige à refacturer tout le reste. C’est plus long, et cela ouvre une seconde confirmation e-MCF dont on n’avait pas besoin.